راهنمای صفر تا صد سربازی نخبگان بقیه‌الله؛ از نامه تخصیص تا گزارش کار

سربازی نخبگان در بقیه‌الله یعنی گذراندن پروژه جایگزین خدمت در دانشگاه علوم پزشکی بقیه‌الله (عج).
اگر رشته‌تان علوم پزشکی است و اعلام نیاز وزارت بهداشت ندارید، به احتمال زیاد داعا شما را به همین دانشگاه معرفی می‌کند.

مسیر این دانشگاه با بیشتر سازمان‌ها متفاوت است.
یک امضای جاافتاده یا یک جلسه‌ی ازدست‌رفته، کارتان را یک ماه عقب می‌اندازد.
در یک پرونده، فقط ثبت‌نام پژوهان حدود یک ماه و نیم بلاتکلیف ماند؛ چون مرحله‌ی حفاظت انجام نشده بود.

در این مقاله قدم‌به‌قدم می‌گوییم کجا بروید، به چه کسی مراجعه کنید و چه فرمی را تکمیل کنید.
این راهنما بر پایه‌ی نامه‌ها، فرم‌ها و پیامک‌های رسمی همین مسیر و پرونده‌هایی است که بالنج در بقیه‌الله پیگیری کرده است.
هر جا موضوعی تجربه‌ی کاربران است و نه قاعده‌ی رسمی، برچسب «تجربه گزارش‌شده» گذاشته‌ایم.
رویه‌های این دانشگاه در یک سال اخیر چند بار تغییر کرده است.
پیش از هر مرحله وضعیت فعلی را از کارشناس همان بخش بپرسید.

در انتهای مقاله، نمونه متن پیگیری و چک‌لیست مدارک را برای کپی و استفاده شما قرار داده‌ایم.
آخرین تطبیق این راهنما با رویه‌ی دانشگاه: مهر ۱۴۰۵.

چرا بیشتر سربازان نخبه علوم پزشکی به بقیه‌الله معرفی می‌شوند؟

داعا برای رشته‌های علوم پزشکی نامه‌ی اعلام نیازی را می‌پذیرد که از مسیر معاونت تحقیقات و فناوری وزارت بهداشت برسد.
نامه‌ی یک مرکز تحقیقات یا دانشکده به‌تنهایی کافی نیست.
ظرفیت این مسیر هم کم است.
طبق معیارهای وزارت بهداشت، به هر مرکز تحقیقاتی حداکثر یک سرباز نخبه تعلق می‌گیرد.

این یعنی دانش‌آموختگان علوم پزشکی بدون اعلام نیاز وزارت بهداشت معمولاً به بقیه‌الله یا دانشگاه علوم پزشکی ارتش می‌روند.
بیشتر آن‌ها هم به بقیه‌الله معرفی می‌شوند.

تجربه گزارش‌شده: در یکی از پرونده‌های بالنج، مرکز تحقیقاتی در دانشگاه محل تحصیل متقاضی آماده‌ی اعلام نیاز بود.
اما دانشگاه موافقت نکرد؛ چون آن مرکز هنوز یک سرباز نخبه داشت که گزارش نهایی‌اش را نفرستاده بود.
یکی از کاربران شبکه‌های اجتماعی هم گفته است با وجود بردن دو نامه‌ی اعلام نیاز، به بقیه‌الله معرفی شده است.

برای جزئیات مسیر وزارت بهداشت، مقاله همه چیز درباره پروژه سربازی نخبگان علوم پزشکی را مطالعه کنید.

خلاصه این بخش: بدون اعلام نیاز وزارت بهداشت، برای بقیه‌الله آماده باشید و مسیر آن را از همین حالا بشناسید.

گام اول: گرفتن نامه‌ی تخصیص از داعا

بعد از تشکیل پرونده در داعا، نامه‌ی تخصیص صادر می‌شود.
این نامه شما را به سازمانی معرفی می‌کند که پروژه را در آن می‌گذرانید.

کجا بروید: ساختمان داعا (نشانی در مقاله شماره تلفن داعا آمده است).
پیش چه کسی: مسئول تخصیص نخبگان به سازمان‌ها؛ در آبان ۱۴۰۴ اتاق او در طبقه‌ی اول، اتاق ۱ بود.
تلفن: داخلی ۱ داعا مربوط به تخصیص است.

اگر مسئول تخصیص همان روز حاضر نباشد، باید روز دیگری بروید.
تجربه گزارش‌شده: دوشنبه‌ها شلوغ‌ترین روز است و گرفتن نامه ممکن است از صبح تا بعدازظهر طول بکشد.
در پرونده‌ی ما، شنبه حدود یک ساعت و نیم طول کشید.

اگر در شهرستان زندگی یا کار می‌کنید، همین‌جا شرایطتان را به مسئول تخصیص بگویید.
تجربه گزارش‌شده: مسئول تخصیص به یکی از کاربران بالنج گفت این وضعیت رایج است و با استادی در شهر خودش هماهنگ می‌شود.

نامه‌ی تخصیص بقیه‌الله چه می‌گوید؟

نامه خطاب به معاونت نیروی انسانی سپاه (مرکز عملیات، مدیریت منابع انسانی سرباز) است.
در بخش «گیرندگان» دو ردیف دیگر هم «جهت اقدام لازم» آمده است:
«معاونت محترم سلامت، آموزش پزشکی و دفاع زیستی سپاه» و «جانشین محترم فرماندهی دانشگاه علوم پزشکی بقیه الله (عج) – امور نخبگان».

در متن نامه دو مهلت هست:

• از سازمان خواسته شده «حداکثر ظرف مدت یک ماه نسبت به ارسال طرح پژوهشی (پروپوزال)» اقدام کند و حقوق و بیمه را بپردازد.
• از شما هم خواسته شده است: «نامبرده موظف است حداکثر ظرف مدت ۷ روز از تاریخ صدور نامه خود را به آن سازمان معرفی نماید.»

نکته: مهلت ۷ روزه را جدی بگیرید و سفرتان به تهران را از قبل برنامه‌ریزی کنید. مهلت یک‌ماهه‌ی پروپوزال در بقیه‌الله عملاً چند ماه طول می‌کشد؛ اگر عقب افتادید، علت تأخیر را مکتوب به داعا بگویید.

از نامه عکس واضح بگیرید.
ممکن است نامه‌ی شروع به کار هیچ‌وقت به دستتان نرسد و این نامه تنها سند رسمی شما باشد.
بر اساس تجربه‌ی پرونده‌های بالنج، عدد هفت‌رقمی میان دو خط مورب در شماره‌ی نامه، کد نخبگی شماست.
این کد برای کارگاه‌ها و پیگیری‌ها لازم می‌شود.

خلاصه این بخش: نامه را بگیرید، عکسش را نگه دارید و از همان روز شمارش ۷ روز را شروع کنید.

گام دوم: معرفی به معاونت نیروی انسانی سپاه

نامه‌ی تخصیص خطاب به سپاه است؛ پس اول باید به سپاه بروید، نه مستقیم به دانشگاه.

کجا بروید: مرکز عملیات نیروی انسانی سپاه، مدیریت منابع انسانی سرباز، دایره نخبگان و محققین.
نشانی کامل و تلفن این دایره در پایین نامه‌ی تخصیص چاپ شده است.
پیش چه کسی: کارشناس دایره نخبگان و محققین؛ همان کسی که معرفی‌نامه‌ی شما به بقیه‌الله را می‌نویسد.
چه چیزی همراه داشته باشید: نامه‌ی تخصیص و کارت ملی.

در این مرحله معرفی شما ثبت می‌شود.
شماره‌ی تماس امور نخبگان دانشگاه بقیه‌الله را هم به شما می‌دهند تا برای مراجعه هماهنگ کنید.
در پرونده‌ی ما، گرفتن نامه از داعا و این مرحله در یک روز انجام شد.

تجربه گزارش‌شده: یکی از کاربران بالنج خواست نامه‌اش مستقیم به بیمارستان سپاه در شهر خودش زده شود.
پاسخ این بود که مسیر تعریف‌شده از بقیه‌الله می‌گذرد و سپاه نمی‌تواند مستقیم با آن بیمارستان مکاتبه کند.
پیشنهادشان این بود که در دانشگاه، استادی از دانشگاه محل تحصیلش را هم به طرح اضافه کند.
در نهایت طرح او مشترک میان بقیه‌الله و دانشگاه شهر خودش تعریف شد (گام هفتم را ببینید).

گام سوم: معرفی به دانشگاه؛ تعیین گروه و سرپرست طرح

کجا بروید: امور نخبگان دانشگاه، در دفتر مدیریت پژوهش دانشگاه.
این دفتر در طبقه‌ی سوم ساختمان اداری (ستاد) دانشگاه است؛ ساختمان شیشه‌ای کنار پژوهشکده‌ها.
پیش چه کسی: مسئول امور نخبگان (مسئول دفتر مدیر پژوهش دانشگاه).
تجربه گزارش‌شده: این مسئول اغلب پاسخگوی تلفن نیست؛ پیش از رفتن هماهنگ کنید یا حضوری بروید.

امور نخبگان و معاونت تحقیقات، شما را به یک واحد معرفی می‌کنند.
این واحد یا یک گروه آموزشی است (برای پزشکان معمولاً گروه بالینی هم‌رشته) یا یک مرکز تحقیقات.
مدیر گروه یا یکی از اعضای هیئت علمی، سرپرست طرح شما می‌شود.
در فرم‌های بقیه‌الله به استاد راهنما «سرپرست طرح» و به شما «مجری طرح» می‌گویند.

گروه آموزشی یا مرکز تحقیقات؟

تجربه گزارش‌شده: یکی از کاربران بالنج که در شهرستان زندگی می‌کرد، گروه بالینی رشته‌ی خودش را انتخاب کرد.
دلیلش این بود که مراکز تحقیقات معمولاً کارهای جانبی هم واگذار می‌کنند و حضور بیشتری می‌خواهند.
کارشناسان دانشگاه هم همین را تأیید کردند و او را به گروه بالینی معرفی کردند.

همان روز اول درباره‌ی دورکاری و خروجی صحبت کنید.

• اگر نمی‌توانید در تهران بمانید، همین روز اول به معاونت تحقیقات و سرپرست طرح بگویید.
• توافق کنید که برای کارهای اداری حضوری، فردی به نمایندگی از شما مراجعه کند.
• بر اساس تجربه‌ی کاربران، میزان حضور، بیشتر به نظر سرپرست طرح بستگی دارد تا یک قاعده‌ی ثابت.
• درباره‌ی مقاله‌ی پایان کار (تعداد، سطح مجله و افیلیشن) همین ابتدا با سرپرست طرح صحبت کنید.
• موضوع را واقع‌بینانه انتخاب کنید. طرح‌های بیمارمحور کد اخلاق می‌خواهند و بخش آماری‌شان به‌دقت داوری می‌شود.

خلاصه این بخش: از امور نخبگان به گروه بروید، سرپرست طرح را بشناسید و شرایط حضور و خروجی را همان روز روشن کنید.

گام چهارم: تصویب عنوان در گروه (صورتجلسه گروه)

بعد از توافق بر سر موضوع، عنوان طرح باید در گروه تصویب شود.

فرم را از کجا بگیرید: از کارشناس معاونت تحقیقات دانشکده.
این دفتر در دانشکده‌ها «معاونت پژوهشی دانشکده» هم خوانده می‌شود.
امضای پایین فرم‌ها هم به نام «معاون پژوهشی دانشکده» است؛ هر دو نام به یک دفتر اشاره دارند.
در پرونده‌ی ما، فرم «صورتجلسه تصویب پایان‌نامه» دانشکده‌ی پزشکی برای این کار استفاده شد.
کجا امضا بگیرید: دفتر گروه آموزشی شما.
برای گروه‌های بالینی دانشکده‌ی پزشکی، دفتر گروه در ساختمان درمانگاه بقیه‌الله است؛ در پرونده‌ی ما در طبقه‌ی منفی یک درمانگاه.
پیش چه کسی: کارشناس (منشی) گروه.
او می‌داند هر استاد کِی در درمانگاه یا اتاق عمل است و هماهنگی امضاها را ساده می‌کند.

بخش‌هایی از این فرم که باید تکمیل شوند:

• زمان و مکان جلسه: روز، تاریخ، ساعت و محل برگزاری (دفتر گروه)
• دستور جلسه: عنوان طرح، نام استاد راهنما، استاد مشاور و نام شما
• مصوبه‌ها
• امضای حاضران: مدیر گروه، معاون پژوهش گروه، معاون آموزش، استاد راهنما، اعضای هیئت علمی گروه و کارشناس گروه

هشدار: هیچ خانه‌ای را خالی نگذارید. در پرونده‌ی ما، صورتجلسه به دلیل نداشتن عنوان و تاریخ جلسه و نبودِ یکی از امضاها از معاونت تحقیقات دانشکده برگشت خورد.

گام پنجم: تکمیل فرم RFP (پیش‌نویس طرح تحقیقاتی)

RFP خلاصه‌ی طرح شماست و پیش از پروپوزال کامل تصویب می‌شود.
فرم را از کجا بگیرید: بخش «مستندات پژوهشی» صفحه‌ی اول سامانه پژوهان، یا از کارشناس معاونت تحقیقات دانشکده (تجربه گزارش‌شده).

بخش‌های فرم RFP بقیه‌الله:

• نوع طرح: جایگزین خدمت یا کسر خدمت
• مشخصات سرپرست و مجری طرح
• دانشکده یا مرکز تحقیقات، نوع پژوهش (توسعه‌ای، کاربردی، بنیادی یا HSR) و نوع مطالعه
• عنوان فارسی و انگلیسی
• بیان مسئله، اهداف کلی و جزئی، اهداف کاربردی و دستاوردهای مورد انتظار
• خروجی مورد انتظار (مقاله، کتاب، پروتکل، ثبت اختراع، محصول آزمایشگاهی، کاربست و…) و محل انجام طرح
• مدت اجرای پژوهش؛ در خود فرم آمده است: «جایگزین خدمت حداکثر ۱۶ ماه و کسر خدمت حداکثر ۱۰ ماه»
• روش اجرا: جامعه، معیارهای ورود و خروج، نمونه‌گیری و حجم نمونه، متغیرها، تحلیل داده و ملاحظات اخلاقی
• خروجی نهایی برای سازمان و صرفه‌ی اقتصادی طرح
• محل امضای سرپرست طرح، رئیس مرکز یا مدیر گروه، معاون پژوهشی دانشکده، مدیر پژوهش دانشگاه و نماینده‌ی معاونت سلامت، آموزش پزشکی و دفاع زیستی/دانش و پژوهش سپاه

برای تحویل اولیه، امضا و مهر سرپرست طرح در صفحه‌ی اول و آخر کافی است.
امضاهای دیگر بعد از تصویب در کمیسیون گرفته می‌شود.

کجا تحویل دهید: کارشناس معاونت تحقیقات دانشکده.
برای دانشکده‌ی پزشکی، این دفتر در طبقه‌ی ششم ساختمان بقیه‌الله الاعظم (ساختمان دانشکده) است.
تجربه گزارش‌شده: طبق کروکی‌ای که متقاضی ما بعد از مراجعه کشید، مسیر این است:

1. دفتر گروه: درمانگاه بقیه‌الله در خیابان ملاصدرا، طبقه‌ی منفی یک.
2. از درمانگاه به گیت ورودی بیمارستان بروید و وارد ساختمان بیمارستان شوید.
3. از مسیر داخلی بیمارستان به ساختمان دانشکده رفته و به طبقه ششم بروید.

برای دانشکده‌های دیگر، ساختمان و طبقه را از کارشناس گروه بپرسید.
RFP امضاشده را همراه صورتجلسه گروه تحویل دهید تا در نوبت کمیسیون قرار بگیرد.

نکته: RFP را کوتاه نگه دارید. در پرونده‌ی ما، RFP مفصل بعد از تصویب برگشت خورد تا به دو صفحه خلاصه شود. یکی دیگر از کاربران هم RFP بقیه‌الله را «دو برگی» توصیف کرده است.

خلاصه این بخش: صورتجلسه‌ی کامل گروه + RFP دو صفحه‌ای با امضای سرپرست طرح را به معاونت تحقیقات دانشکده بدهید.

گام ششم: دفاع از RFP در کمیسیون دانشکده

دانشکده RFPها را در جلسه‌ای به نام «کمیسیون RFP» بررسی می‌کند.
تجربه گزارش‌شده: در دانشکده‌ی پزشکی این جلسه دوشنبه‌ها ساعت هفت و نیم صبح برگزار می‌شد، اما نه هر هفته.

• چه کسی باید باشد: خودتان یا سرپرست طرح. به کاربر بالنج صریحاً گفتند نماینده پذیرفته نمی‌شود.
• حتی اگر سرپرست طرح قول داده، خودتان آماده‌ی آمدن باشید. در پرونده‌ی ما، یک بار جلسه بدون خبر به متقاضی برگزار شد و سرپرست طرح هم نرفت.
• لغو و تعویق: جلسه ممکن است به حد نصاب نرسد و تشکیل نشود. در پرونده‌ی ما، بررسی RFP حدود ۲ ماه طول کشید و جلسه ۳ بار لغو یا جابه‌جا شد.
• نتیجه: تصویب، تصویب با اصلاحات یا رد. به گفته‌ی کاربر بالنج، در جلسه‌ی او از ۹ طرح، ۵ طرح رد شد، ۳ طرح با اصلاحات و طرح او بدون اصلاح تصویب شد.

هشدار: اگر از شهر دیگری می‌آیید، یکی دو روز قبل برگزاری جلسه را تلفنی از کارشناس معاونت تحقیقات دانشکده بپرسید و بلیت قابل استرداد بگیرید.

بعد از تصویب، نسخه‌ی نهایی و دو صفحه‌ای RFP را با امضاهای باقی‌مانده تحویل دهید.
در فرم RFP آمده: «مجریان جایگزین خدمت/کسر خدمت پس از تایید فرم RFP ملزم به ثبت پروپوزال کامل در سامانه پژوهان می باشند.»

اعلام نتیجه در کانال نخبگان دانشگاه

امور نخبگان دانشگاه در پیام‌رسان ایتا کانالی با نام «نخبگان (جایگزین خدمت)» دارد.
راه عضویت را از امور نخبگان بپرسید.
فهرست کسانی که RFP آن‌ها تأیید شده در کانال اعلام می‌شود؛ در پرونده ما حدود سه هفته زمان برد.
در همان اطلاعیه از شما خواسته شده بود در پژوهان ثبت‌نام و پروپوزال خود را ثبت کنید.
برای ثبت شروع به کار هم باید فایل PDF رزومه و فایل Word فرم RFP را برای مدیر کانال بفرستید.

گام هفتم: حفاظت، سامانه پژوهان و ثبت پروپوزال

سامانه پژوهان سامانه‌ی مدیریت پژوهش دانشگاه است.
پروپوزال، داوری، گزارش‌ها و پایان کار شما در آن ثبت می‌شود.

مراحل فعال شدن حساب پژوهان

1. در پژوهان ثبت‌نام کرده و فرم تعهدِ مهر و امضاشده توسط سرپرست (موجود در کانال) را بارگذاری کنید.
2. مسئول امور نخبگان (طبقه‌ی سوم ساختمان اداری دانشگاه) ثبت‌نام را تأیید می‌کند.
3. واحد حفاظت دانشگاه باید ثبت‌نام را تأیید کند؛ محل آن را از امور نخبگان بپرسید.
4. در واحد حفاظت چند فرم پر کرده و به سؤالاتی، مانند سفرهای خارجی، پاسخ می‌دهید.

تجربه گزارش‌شده: به گفته‌ی یکی از کاربران، با کپی کارت ملی، شناسنامه و عکس، مراجعه به حفاظت حدود ۵ دقیقه طول می‌کشد.
همین کاربر گفته اگر امکان حضور ندارید، امور نخبگان می‌تواند با مسئول حفاظت هماهنگ کند تا تأیید غیرحضوری صادر شود.

اشتباه رایج: کاربر بالنج در دی‌ماه در پژوهان ثبت‌نام کرد ولی هنوز به حفاظت نرفته بود. ثبت‌نامش حذف شد و یک ماه و نیم بعد متوجه شد. بعد از ثبت‌نام دوباره و تأیید امور نخبگان و حفاظت، حسابش ظرف یک روز باز شد. مراجعه به حفاظت را در یکی از سفرهای اول، مثلاً روز کمیسیون RFP، انجام دهید.

ثبت پروپوزال و داوری

تجربه گزارش‌شده: پژوهان قالب جداگانه‌ای برای دانلود پروپوزال ندارد و باید متن را در فیلدهای خودِ سامانه بنویسید.
فیلد «ناظر طرح» برای شما و حتی سرپرست طرح قفل است.
به نظر می‌رسد ناظر را مدیر پژوهشی دانشکده تعیین می‌کند.

بعد از ثبت، کارشناس معاونت تحقیقات دانشکده پروپوزال را برای داوران می‌فرستد.
در طرح‌های آماری، داور آمار جداگانه نظر می‌دهد.
در پرونده‌ی ما، داوران پروپوزال را بدون اصلاح تأیید کردند؛ اما بخش حجم نمونه بعداً در کمیته اصلاح شد و دو داور آمار تأییدش کردند.

اگر بخشی از کار در دانشگاه دیگری انجام می‌شود (طرح چندمرکزی)، تفاهم‌نامه‌ی همکاری پژوهشی میان دو دانشگاه را در پژوهان بارگذاری کنید.
این تفاهم‌نامه به چهار مهر و امضا نیاز دارد: سرپرست طرح، معاونت تحقیقات بقیه‌الله، استاد همکار و معاونت تحقیقات دانشگاه دیگر.

نکته: پیگیری را از کارشناس معاونت تحقیقات دانشکده شروع کنید و فقط در صورت نیاز سراغ رده‌های بالاتر بروید. در پرونده‌ی ما، پروپوزال مدتی برای داوری فرستاده نشده بود و فقط با پیگیری حضوری به جریان افتاد.

گام هشتم: کمیته، شوراهای پژوهشی و کد اخلاق

بعد از داوری، پروپوزال این مسیر را طی می‌کند:

1. کمیته‌ی پژوهشی دانشکده؛ ممکن است تصویب را به اصلاحاتی مشروط کند. در پرونده‌ی ما اصلاح حجم نمونه و بارگذاری صورتجلسه‌ی گروه خواسته شد.
2. شورای پژوهشی دانشکده
3. بررسی کارشناس معاونت پژوهشی دانشگاه
4. کمیته و شورای پژوهشی دانشگاه
5. کمیته‌ی اخلاق و صدور کد اخلاق، برای طرح‌هایی که روی آزمودنی انسانی انجام می‌شوند

در این مرحله «فرم تعهد جایگزین خدمت» هم خواسته می‌شود.
امضاهای آن: سرپرست طرح، مدیر گروه و مدیر پژوهشی دانشکده (در دانشکده‌ی پزشکی، همان دفتر معاونت تحقیقات در طبقه‌ی ششم ساختمان بقیه‌الله الاعظم).
پیش از گرفتن امضا نام دقیق فرم را بپرسید؛ در پرونده‌ی ما اول به اشتباه «فرم تعهد مقاله» خواسته شده بود.

این طولانی‌ترین بخش مسیر است.
در پرونده‌ی ما، از ثبت پروپوزال (اواخر بهمن و اوایل اسفند ۱۴۰۴) تا تصویب در شورای پژوهشی دانشگاه (۳۱ شهریور ۱۴۰۵) حدود هفت ماه گذشت.
یکی از کاربران فاصله‌ی ثبت پروپوزال تا کد اخلاق را «شاید بیش از ۱۰ ماه» گزارش کرده است.
کاربران دیگر هم انتظار ۹ ماه تا یک سال برای تصویب پروپوزال را گزارش کرده‌اند.

خلاصه این بخش: برای چند ماه پیگیری منظم برنامه بریزید؛ گزارش‌ها هم تا پایان این مرحله ارسال نمی‌شوند.

گام نهم: شروع به کار، حقوق و بیمه

تاریخ شروع به کار، روزی است که خدمت شما از آن حساب می‌شود.
حقوق و بیمه هم از همان تاریخ تعلق می‌گیرد.

در پرونده‌ای که بالنج پیگیری کرد، نامه‌ی شروع به کار این مسیر را رفت:

1. بعد از تصویب RFP، امور نخبگان دانشگاه رزومه و فایل RFP را از متقاضی گرفت.
2. معاونت نیروی انسانی سپاه مجوز شروع به کار را صادر و به امور نخبگان دانشگاه تحویل داد.
3. نامه‌ی شروع به کار به داعا رسید.
4. داعا بعد از تأیید رئیس مرکز، تاریخ را ثبت و نامه را برای دانشگاه فرستاد.

• زمان ارسال چند بار تغییر کرده است. تا پایان ۱۴۰۴، دانشگاه بعد از تصویب RFP روند شروع به کار را شروع می‌کرد. در اردیبهشت ۱۴۰۵ به کاربر بالنج گفتند از این پس بعد از تصویب نهایی پروپوزال می‌فرستند. وضعیت فعلی را از امور نخبگان بپرسید.
• تاریخ می‌تواند عطف به ماسبق باشد. در پرونده‌ی ما نامه در فروردین ۱۴۰۵ به داعا رسید، اما تاریخ ثبت‌شده ۱ آذر ۱۴۰۴ بود؛ پیش از تصویب RFP. حقوق شش ماه و بیمه هم در اردیبهشت ۱۴۰۵ یک‌جا برقرار شد.
• نامه را ممکن است به شما ندهند. تاریخ دقیق را از داعا بپرسید: تلفنی از داخلی ۲ (شروع به کار) یا از بخش «ثبت ارتباط با ما» در سایت داعا. خانه‌ی «تاریخ مجوز شروع به کار داعا» در همه‌ی گزارش‌ها با همین تاریخ پر می‌شود.

مسیر موازی: دوره آموزشی و برگ سبز

دوره‌ی آموزشی به تصویب پروپوزال وابسته نیست.
در پیامک مرکز نخبگان آمده است که بعد از احراز نخبگی، «شرکت در اولین دوره آموزشی پیش رو … یکی از الزامات تشکیل پرونده سرباز نخبگی» است.
همان پیامک می‌خواهد «همانند سرباز عادی اقدام به اخذ برگ اعزام» کنید.
در پرونده‌ی ما، متقاضی وقتی برگ سبز گرفت که RFP هنوز در کمیسیون بود.

• اگر هنوز دانشجو هستید (مثلاً دستیار تخصصی)، با وضعیت «نخبه در حال تحصیل» و با کارت ملی و شناسنامه به دفتر پلیس +۱۰ بروید.
• تجربه گزارش‌شده: بعضی دفاتر پلیس +۱۰ این وضعیت را نمی‌شناسند؛ نشان دادن اطلاعیه‌ی داعا کمک می‌کند.
• اگر پیامک برگ سفید نیامد، به بخش آموزش داعا (داخلی ۳) پیام دهید یا زنگ بزنید.

برای جزئیات برگ سبز و پادگان، مقاله دوره آموزشی سربازی نخبگان چگونه است؟ را مطالعه کنید.

گام دهم: نوشتن و ارسال گزارش پیشرفت

فرم گزارش بقیه‌الله

گزارش پیشرفت در بقیه‌الله فرم دو صفحه‌ای «گزارش پیشرفت پژوهش» دانشگاه است.
آن را از پژوهان یا سرپرست طرح بگیرید.
بخش‌های پروپوزال (مقدمه، بیان مسئله، اهداف و منابع) را تکرار نکنید.
کارشناس معاونت تحقیقات دانشکده به متقاضی ما گفت گزارش باید در قالب پژوهان باشد.

بخش فرم	چه چیزی می‌نویسید
سربرگ	عنوان و کد طرح، سرپرست، مجری، ناظر، تاریخ شروع طرح مطابق پژوهان، درصد کل پیشرفت، تاریخ احتمالی خاتمه، مدت اجرا، نوبت «گزارش عملکرد چهار ماهه»، تاریخ مجوز شروع به کار داعا، تاریخ و شناسه‌ی جلسه‌ی کنترل پروژه
جدول پیشرفت	مراحل طبق جدول گانت پژوهان، شرح فعالیت و درصد پیشرفت؛ امضای سرپرست طرح
نظر علمی ناظر	جمع‌آوری داده، تحلیل، اجرای روش، دستیابی به اهداف، نظر اصلاحی و توان مجری
نظریه‌ی نهایی	تأیید میزان پیشرفت با امضای مسئول مرکز یا مدیر گروه، معاون پژوهشی دانشکده و معاونت تحقیقات و فناوری دانشگاه

پایین سربرگ نوشته شده: «در خصوص طرح‌های تحقیقاتی جایگزین خدمت، تاریخ دقیق شروع به کار مورد تایید داعا نوشته شود.»

اشتباه رایج: «تاریخ شروع طرح مطابق پژوهان» و «تاریخ مجوز شروع به کار داعا» دو خانه‌ی جدا هستند. در گزارش پذیرفته‌شده‌ای که دیده‌ایم، این دو تاریخ دو ماه فاصله داشتند. هر کدام را از منبع خودش بنویسید.

اگر واحد شما «جلسه کنترل پروژه» ندارد، آن خانه خالی می‌ماند؛ در گزارش پذیرفته‌شده‌ای که دیدیم هم خالی بود.
تجربه گزارش‌شده: یکی از کاربران گفته است برخی دانشکده‌ها و پژوهشکده‌های بقیه‌الله این جلسه را برگزار می‌کنند و برخی دیگر نه.

داعا فرم‌های گزارش خودش را هم دارد («خلاصه گزارش پیشرفت» و «الگوی تدوین گزارش میانی و نهایی»).
در بقیه‌الله گزارش روی فرم دانشگاه نوشته می‌شود و خود دانشگاه آن را برای داعا می‌فرستد.
اگر دانشکده یا داعا جداگانه فرم‌های داعا را خواستند، آن‌ها را هم تکمیل کنید.

برای فرم‌های رسمی گزارش داعا، گام سیزدهم مقاله چگونه پروژه جایگزین خدمت سربازی بگیریم؟ را مطالعه کنید.

هر چند وقت یک بار؟

در سربرگ فرم خانه‌ی «گزارش عملکرد چهار ماهه نوبت:» هست؛ یعنی دوره‌ی گزارش چهار ماه است.
در فرم مشخص نشده که این چهار ماه از چه تاریخی محاسبه می‌شود.
ما در پرونده‌های بالنج تاریخ شروع به کار داعا را مبنا گذاشتیم؛ مبنای دقیق را از کارشناس معاونت تحقیقات دانشکده بپرسید.
تجربه گزارش‌شده: در پرونده‌هایی که دیده‌ایم، نوبت اول گزارش ۳۰ درصد و نوبت دوم گزارش ۶۰ درصد بود.
این نام‌گذاری درصدی از ورودی‌های قبلی باقی مانده است؛ عنوان دقیق نوبت خود را از کارشناس بپرسید.

درصد پیشرفت را چطور حساب کنیم؟

پیشنهاد ما این است که درصد کل را از جدول گانت پژوهان حساب کنید، نه اینکه فقط ۳۰ بنویسید.
سهم هر مرحله = وزن آن در گانت × درصد پیشرفت همان مرحله.
در گزارش پذیرفته‌شده‌ای که دیدیم، درصد هر مرحله مستقیم در جدول نوشته شده بود.

مرحله	وزن در گانت	پیشرفت مرحله	سهم از کل
تصویب پروپوزال و کد اخلاق	۱۰٪	۱۰۰٪	۱۰٪
هماهنگی با مراکز همکار	۱۰٪	۱۰۰٪	۱۰٪
جمع‌آوری داده (فاز اول)	۲۰٪	۵۰٪	۱۰٪
جمع	—	—	۳۰٪

راهنمای ساده: هر مرحله را به نسبت سهمش در کل زمان‌بندی بشمارید و جمع بزنید. اگر ناظر روش دیگری خواست، طبق همان عمل کنید.

از چه زمانی می‌توان گزارش فرستاد؟

معاونت تحقیقات دانشکده پیش از تصویب نهایی پروپوزال و صدور کد اخلاق گزارش را نمی‌پذیرد.
به متقاضی ما گفتند تا حدود یک هفته پس از تصویب نهایی و صدور کد اخلاق نمی‌تواند گزارش بفرستد.
اگر به همین دلیل موعد گذشت، علت را مکتوب به داعا اطلاع دهید.
در پرونده‌ی ما، در تیر ۱۴۰۵ از بخش «ثبت ارتباط با ما» سایت داعا همین توضیح ثبت شد.
پاسخ داعا این بود: «بله مشکلی نمی باشد هر چه سریعتر گزارشات خود را به مرکز ارائه دهید.»
کد رهگیری این پیام‌ها را نگه دارید؛ متن آماده‌ی پیام در انتهای مقاله آمده است.

مسیر امضا و تحویل گزارش

1. سرپرست طرح جدول پیشرفت را امضا می‌کند و ناظر نظر علمی‌اش را می‌نویسد و امضا می‌کند.
2. مدیر گروه یا مسئول مرکز تحقیقات امضا می‌کند.
3. فرم را به کارشناس معاونت تحقیقات دانشکده بدهید تا به امضای معاون پژوهشی دانشکده برسد.
4. فرم امضاشده را به دفتر مدیریت پژوهش دانشگاه (طبقه‌ی سوم ساختمان اداری) تحویل دهید.

این دفتر امضای معاونت تحقیقات دانشگاه را می‌گیرد و گزارش را برای داعا می‌فرستد.

تجربه گزارش‌شده: در این دانشگاه دفتر اساتید و اعضای هیئت علمی در طبقه‌ی ششم ساختمان پیامبر اعظم است.
معاونت پژوهشی دانشکده دو طبقه پایین‌تر، در همان ساختمان است.
یکی از کاربران امضاهای گزارش پرستاری‌اش را به همین ترتیب گرفت.
ساختمان دفتر هر دانشکده را از کارشناس گروه خود بپرسید.

لازم نیست گزارش را خودتان به داعا ببرید.
بعد از ارسال، از داعا بپرسید نامه‌ی تأیید گزارش رسیده است یا خیر.

هشدار مهم: بر اساس تجربه‌ی پرونده‌های بالنج، داعا هنگام صدور مجوز خروج از کشور، نرسیدن گزارش‌ها را برای برخی سربازان ایراد گرفته است. همین ایراد ممکن است در پایان کار هم دردسرساز شود.

خلاصه این بخش: گزارش = فرم دو صفحه‌ای پژوهان؛ هر ۴ ماه؛ بعد از کد اخلاق؛ امضا تا دفتر مدیریت پژوهش و پیگیری رسیدنش به داعا.

کارگاه‌ها، مقاله و پایان کار

کارگاه‌ها: طبق اطلاعیه‌ی مرکز نخبگان، «شرکت در چهار کارگاه آموزشی و مهارت‌آموزی در طول اجرای پژوهش الزامی بوده و تأیید نهایی و خاتمه پروژه، منوط به گذراندن این کارگاه‌ها است.»
زمان کارگاه‌ها با پیامک اعلام می‌شود.
تجربه گزارش‌شده: برای برخی افراد با وجود حضور، حضورشان ثبت نشده بود.
لینک کارگاه (Skyroom) را در حالت ناشناس (Incognito) مرورگر باز کنید، «ورود» را بزنید و نام و کد نخبگی را وارد کنید.
اگر مستقیم به‌عنوان مهمان (Guest) وارد شوید، ممکن است حضورتان ثبت نشود.
وسط کارگاه چند بار اسکرین‌شات بگیرید.

برای جزئیات کارگاه‌ها، مقاله چگونه در کارگاه آموزشی نخبگان نیروهای مسلح شرکت کنیم؟ را مطالعه کنید.

مقاله: در فرم RFP خروجی طرح مشخص می‌شود و پایان کار معمولاً به چاپ یا پذیرش مقاله بسته است.
تجربه گزارش‌شده: کاربران بیشتر یک مقاله در مجله‌ی نمایه‌شده‌ی JCR با ضریب تأثیر حدود ۲ یا بیشتر و افیلیشن بقیه‌الله را گزارش کرده‌اند.
به گفته‌ی یکی از آن‌ها، کوارتایل مجله مهم نبوده است.
برخی هم ضریب تأثیر بالاتر یا دو مقاله را تجربه کرده‌اند.
درباره‌ی جایگاه نویسندگی (نویسنده‌ی اول یا مسئول) شرطی در گزارش کاربران ندیدیم؛ آن را هم با سرپرست طرح روشن کنید.

اشتباه رایج: برخی سرپرست‌ها به «تعهد مقاله» راضی نمی‌شوند و تا پذیرش (Accept) مقاله، پایان کار را تأیید نمی‌کنند. این را روز اول بپرسید.

پایان کار: بعد از دفاع، دانشگاه نامه‌ی پایان کار را صادر می‌کند.
تجربه گزارش‌شده: اگر مدارک کامل باشد، این نامه حدود یک هفته بعد از دفاع صادر می‌شود.

برای مراحل تحویل مدارک به داعا و گرفتن کارت، مقاله فرایند دریافت کارت پایان خدمت سربازی نخبگان را مطالعه کنید.

تجربه واقعی: زمان‌بندی یک پرونده در بقیه‌الله

جدول زیر پرونده‌ی یکی از کاربران بالنج است؛ پزشکی که در شهرستان زندگی می‌کرد و بیشتر پیگیری‌های حضوری‌اش را بالنج انجام داد.

مرحله	زمان
تشکیل پرونده در داعا	۳۰ مهر ۱۴۰۴
گرفتن نامه تخصیص و معرفی به سپاه	۳ آبان ۱۴۰۴
معرفی به گروه، صورتجلسه‌ی گروه و تحویل RFP	۴ تا ۱۱ آبان ۱۴۰۴
گرفتن برگ سبز	۲۴ آذر ۱۴۰۴
تصویب RFP (بعد از ۳ بار لغو یا تعویق)	۸ دی ۱۴۰۴
اعلام نام در کانال نخبگان و شروع دوره آموزشی	۱ بهمن ۱۴۰۴
فعال شدن پژوهان (بعد از حذف ثبت‌نام اول)	۲۶ بهمن ۱۴۰۴
ثبت پروپوزال در پژوهان	اواخر بهمن تا اوایل اسفند ۱۴۰۴
رسیدن نامه شروع به کار به داعا	فروردین ۱۴۰۵
تأیید شروع به کار (تاریخ ثبت‌شده: ۱ آذر ۱۴۰۴) و واریز حقوق شش ماه	اردیبهشت ۱۴۰۵
تأیید داوران	خرداد ۱۴۰۵
تصویب در کمیته و شورای پژوهشی دانشکده	مرداد ۱۴۰۵
تصویب در شورای پژوهشی دانشگاه	۳۱ شهریور ۱۴۰۵
کد اخلاق و گزارش اول	مهر ۱۴۰۵ (در جریان)

اشتباهات رایج در سربازی نخبگان بقیه‌الله

اشتباه	نتیجه	راهکار
دیر رفتن به سپاه	گذشتن مهلت ۷ روزه	سفر را پیش از گرفتن نامه برنامه‌ریزی کنید
صورتجلسه‌ی ناقص	برگشت از معاونت تحقیقات دانشکده	عنوان، تاریخ، ساعت و همه‌ی امضاها
فرستادن نماینده به کمیسیون RFP	بررسی به جلسه‌ی بعد می‌رود	خودتان یا سرپرست طرح بروید
نرفتن به حفاظت	حذف ثبت‌نام پژوهان	حفاظت را در اولین سفر انجام دهید
نوشتن تاریخ پژوهان به‌جای تاریخ داعا	گزارش غلط	تاریخ شروع به کار را از داعا بپرسید
بردن گزارش به داعا توسط خودتان	دوباره‌کاری	گزارش را دانشگاه می‌فرستد
پیگیری هم‌زمان از چند راه با داعا	پاسخ دیرتر	یک راه را انتخاب کنید و دنبال کنید
برخورد تند با کارکنان	بسته شدن در به روی نماینده	محترمانه و از مسیر سلسله‌مراتب پیگیری کنید

هشدار: در یکی از پرونده‌ها، بعد از برخورد نامناسب نماینده‌ی یک متقاضی با کارکنان، دفتر مدیریت پژوهش دانشگاه گفت دیگر نماینده‌ی او را نمی‌پذیرد. نماینده‌ی شما باید رسمی و مؤدب باشد و از کارشناس دانشکده شروع کند.

بالنج در این مسیر چه کمکی می‌کند؟

در پرونده‌های بقیه‌الله، بالنج این کارها را برای متقاضی انجام داده است:

• تشکیل پرونده در داعا با وکالت
• گرفتن امضاهای صورتجلسه، RFP و تفاهم‌نامه و تحویل آن‌ها به معاونت تحقیقات دانشکده
• پیگیری منظم کمیسیون و داوری
• نوشتن پروپوزال و آماده کردن گزارش‌های پیشرفت
• ثبت پیگیری مکتوب در داعا

معرفی اولیه به گروه، مراجعه به حفاظت و حضور در کمیسیون RFP را باید خود شما انجام دهید.

برای آشنایی با خدمات بالنج، مقاله همه چیز درباره خدمات سربازی بالنج را مطالعه کنید.

جمع‌بندی

سربازی نخبگان در بقیه‌الله مسیر روشنی دارد، اما کند است و به دقت در جزئیات بستگی دارد.
نامه را از داعا بگیرید، ظرف ۷ روز به سپاه و دانشگاه بروید و سرپرست طرح را پیدا کنید.
صورتجلسه و RFP را کامل تحویل دهید و در کمیسیون حاضر باشید.
مراحل حفاظت را سریع‌تر انجام دهید و پروپوزال را در پژوهان ثبت کنید.
تاریخ شروع به کار را از داعا بپرسید و گزارش‌ها را از مسیر دانشگاه بفرستید.

مهم‌ترین نکته‌ها:

• مهلت ۷ روزه‌ی معرفی را از دست ندهید.
• در کمیسیون RFP نماینده پذیرفته نمی‌شود.
• بدون تأییدیه حفاظت، ثبت‌نام در پژوهان حذف می‌شود.
• گزارش پیش از کد اخلاق پذیرفته نمی‌شود؛ تأخیر را کتباً به داعا اطلاع دهید.
• رسیدن گزارش به داعا را پیگیری کنید.

سوالات متداول