در شرایطی که فردی از ایرانیان در خارج از کشور فوت کند، انجام مراحل قانونی و اداری مربوط به ثبت گواهی فوت اهمیت ویژه‌ای پیدا می‌کند.
یکی از ابزارهای اصلی برای تسهیل این فرآیند، سامانه میخک (مدیریت یکپارچه خدمات کنسولی) است که
منتسب به وزارت امور خارجه است.
در این مطلب، فرآیند ثبت گواهی فوت در سامانه میخک را به‌صورت گام‌به‌گام بررسی می‌کنیم.
مراحل ثبت گواهی فوت در سامانه میخک چگونه است؟
برای طی مراحل قانونی مربوط به فوت یکی از بستگان خود در خارج از کشور لازم است ابتدا این واقعه را مطابق با مقررات اعلام‌شده از سوی وزارت امور خارجه ثبت نمایید.
بر اساس این مقررات، تمامی اتباع ایرانی موظف‌اند مدارک لازم را برای ثبت گواهی فوت در سامانه میخک آماده کرده و
از طریق این سامانه، درخواست خود را ثبت کنند.
ورود به سامانه میخک
اول در سامانه میخک ثبت‌نام کنید و پروفایل خود را تکمیل نمایید.
برای آشنایی با انواع خدمات سامانه میخک و نحوه ثبت‌نام حتما این مقاله را بخوانید.
باید وارد سامانه میخک شوید و مطابق شکل زیر به ترتیب آیکون «امور سجلات» و سپس آیکون «درخواست ثبت گواهی فوت» را انتخاب کنید.
تکمیل تقاضانامه ثبت گواهی فوت در سامانه میخک
در مرحله مربوط به تقاضانامه ثبت گواهی فوت در سامانه میخک، لازم است شما به‌عنوان متقاضی، اطلاعات مختلفی را با دقت وارد کنید.
این بخش شامل اطلاعات هویتی، جزئیات مربوط به متوفی، مشخصات واقعه فوت و سایر اطلاعات تکمیلی است.
ثبت دقیق و کامل این اطلاعات، پیش‌نیاز ادامه فرآیند در سامانه محسوب می‌شود.
نکات بسیار مهم هنگام ثبت درخواست:
- درخواست ثبت فوت تنها یک‌بار امکان‌پذیر است. بنابراین پیش از ثبت نهایی، همه اطلاعات را با دقت بررسی کنید.
- این درخواست باید صرفاً از طریق پروفایل شخص متوفی ثبت شود، نه از حساب کاربری فردی دیگر.
- در هر مرحله از فرآیند، فیلدهایی که با رنگ قرمز مشخص شده‌اند، اجباری هستند و بدون تکمیل آن‌ها امکان ادامه وجود ندارد.
- اگر در بخش «مشخصات واقعه فوت» گزینه «گواهی فوت مقامات خارجی دارد» را انتخاب کنید،
لازم است مستندات مربوط به فوت، که توسط مراجع رسمی کشور محل وقوع فوت صادر شده‌اند، به‌عنوان مدرک ارائه شود.
بدون این مستندات، ادامه روند ممکن نخواهد بود.
اگر گزینه‌ی «گواهی فوت مقامات خارجی ندارد» را انتخاب می‌کنید،
در این صورت باید اطلاعات مربوط به دو شاهد (گواه اول و گواه دوم) را به‌صورت کامل در سامانه ثبت نمایید.
اطلاعات این افراد برای تأیید صحت واقعه فوت ضروری است.
تکمیل اطلاعات پدر متوفی
در این بخش اطلاعات هویتی پدر را تکمیل کنید.
تکمیل اطلاعات مادر متوفی
در این بخش اطلاعات هویتی مادر را تکمیل کنید.
درج اطلاعات گواه اول و دوم
همان طور که پیش از این اشاره شد، اگر گواهی فوت مقامات خارجی را ندارید، باید اطلاعات گواه اول و دوم را پر کنید.
به همین منظور باید اطلاعات هویتی، محل صدور شناسنامه و آدرس محل سکونت گواه اول و دوم را مطابق فرم‌های زیر درج نمایید.
انتخاب نمایندگی
اکنون در این مرحله نمایندگی موردنظر را انتخاب کرده و با کلیک بر روی گزینه «مرحله بعد» وارد قسمت پیش نمایش و ثبت نهایی می‌شوید.
پیش‌نمایش و ثبت نهایی درخواست
پس از آنکه اطلاعات مربوط به درخواست ثبت گواهی فوت در سامانه میخک را به‌طور کامل وارد کردید،
امکان مشاهده پیش‌نمایش اطلاعات ثبت‌شده برایتان فراهم خواهد شد.
در این مرحله، می‌توانید یک‌بار دیگر تمامی داده‌ها را مرور کرده و از صحت آن‌ها اطمینان حاصل نمایید.
در ادامه، کافیست کد امنیتی نمایش‌داده‌شده را در کادر مربوطه وارد کنید.
سپس با کلیک بر روی گزینه‌ی «مرحله بعد» وارد بخش بارگذاری مدارک شوید.
دقت در صحت اطلاعات و مدارک ارسالی در این مرحله از اهمیت بالایی برخوردار است؛
زیرا هرگونه اشتباه می‌تواند منجر به تأخیر یا رد درخواست شود.
پس از کلیک روی دکمه «ثبت درخواست» پیغام مبنی بر اینکه درخواست ثبت شود یا خیر نمایش داده می‌شود.
با انتخاب «بلی» درخواست موردنظر ثبت شده و وارد مرحله بعد می‌شوید.
بارگذاری مدارک
پس از ثبت درخواست ثبت گواهی فوت در سامانه میخک در این مرحله، لازم است که
شما به‌عنوان متقاضی، مدارک مورد نیاز را طبق موارد مشخص‌شده در سامانه به‌دقت بارگذاری نمایید.
هر مدرکی که در تصویر یا لیست سامانه با عنوان «اجباری» مشخص شده باشد، باید حتماً آپلود شود.
عدم بارگذاری این مدارک ممکن است باعث رد درخواست یا توقف روند بررسی گردد.
پس از بارگذاری کامل مدارک، کافیست کد امنیتی نمایش‌داده‌شده را در قسمت مربوطه وارد کرده و فرآیند را نهایی کنید.
توصیه می‌شود پیش از ارسال نهایی، از خوانا بودن تصاویر و کامل بودن مدارک اطمینان حاصل نمایید.
این کار از بروز مشکل در مراحل بعدی جلوگیری می‌کند.
تأیید نهایی و دریافت کد رهگیری
پس از آنکه تمامی مدارک خواسته‌شده را با موفقیت بارگذاری کردید،
با کلیک روی گزینه «بارگذاری»، سامانه پیغامی برای شما نمایش خواهد داد مبنی بر اینکه آیا مایل به ثبت نهایی درخواست هستید یا خیر؟
در این مرحله، با انتخاب گزینه «بلی»، درخواست شما به‌صورت رسمی ثبت می‌شود.
پس از ثبت نهایی، سامانه یک رسید الکترونیکی همراه با کد رهگیری اختصاصی در اختیارتان قرار می‌دهد.
این کد برای پیگیری وضعیت درخواست در مراحل بعدی بسیار مهم است،
بنابراین توصیه می‌شود آن را یادداشت کرده یا از رسید خود نسخه‌ای ذخیره نمایید.
البته این رسید و راهنمای دقیق انجام مراحل بعدی و مدارک موردنیاز جهت مراجعه حضوری به نمایندگی موردنظر ارسال می‌شود که باید طبق آن پیش بروید.
برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره با تیم بالنج در تماس باشید.
