روال برابر با اصل کردن مدارک برای پروژه جایگزین خدمت در بنیاد نخبگان چگونه است؟

برابر با اصل کردن مدارک یکی از مراحل ضروری در فرآیند دریافت تسهیلات پروژه جایگزین خدمت سربازی بنیاد ملی نخبگان (دانشگاهی و فناور) است.

پس از بارگذاری مدارک در سامانه سینا، بسته به نوع پرونده، ممکن است از متقاضی خواسته شود که  پیش از طرح پرونده در کارگروه یا پس از تأیید آن، نسخه‌های فیزیکی مدارک را برای تطبیق و تأیید اصالت ارائه کند. در این مرحله، بنیاد ملی نخبگان به‌صورت رسمی صحت مدارک را تأیید می‌کند تا پرونده وارد روند ارزیابی و اقدامات نهایی شود.

در این مقاله به‌صورت کامل و مرحله‌به‌مرحله، فرآیند برابر با اصل کردن مدارک، مدارک موردنیاز، زمان مناسب مراجعه و نکات مهمی که باعث تسریع پرونده می‌شود را بررسی می‌کنیم.

برابر با اصل کردن مدارک چیست؟

برابر با اصل کردن مدارک فرایندی است که طی آن یک نهاد رسمی در اینجا بنیاد ملی نخبگان تطابق نسخه بارگذاری‌شده یا کپی‌شده از مدارک را با نسخه اصلی بررسی و تایید می‌کند. هدف این کار جلوگیری از اشتباه، مغایرت و سوءاستفاده احتمالی در فرآیند ارزیابی پرونده است.

مرحله برابر با اصل کردن مدارک چه زمانی است؟

بسته به وضعیت پرونده در سامانه سینا، زمان مراجعه برای برابر با اصل کردن مدارک متفاوت است؛ در پرونده‌هایی بنیاد ممکن است درخواست کند که قبل از ارسال به کارگروه، مدارک برابر با اصل شوند اما
گاهی پس از تأیید اولیه کارگروه، متقاضی باید تمام مدارک بارگذاری‌شده را برابر با اصل کند تا فرآیند به مرحله نهایی برسد.

مرحله برابر با اصل کردن مدارک در شکل زیر آمده است:

پیامک «لطفاً برای برابر اصل کردن مدارک مراجعه کنید» یعنی چه؟

در مرحله برابر با اصل کردن مدارک، در سامانه سینا در بخش میز کار>پیگیری درخواست‌ها وضعیت شما مشابه شکل زیر به «اطلاع‌رسانی برابر اصل به متقاضی» تغییر می‌کند.

همزمان شما پیامکی با مضمون زیر دریافت می‌کنید که طبق آن حداکثر سه ماه فرصت دارید تا
برای برابر با اصل کردن مدارک به بنیاد نخبگان استان خود مراجعه کنید.
همچنین این پیامک شامل لینکی حاوی توضیحات لازم برای برابر با اصل نمودن مدارک است.

در این حالت باید به بنیاد نخبگان استان مراجعه کنید.
اصل تمام مدارکی را که در سامانه سینا بارگذاری کرده‌اید، همراه داشته باشید.
کارشناس بنیاد مدارک را بررسی و در سامانه، وضعیت آن‌ها را به «تأیید شده/ برابر با اصل» تغییر می‌دهد.
بعد از تأیید، معمولاً طی چند روز، در سامانه گزینه «تکمیل کاربرگ اطلاعات فردی دانش‌آموخته برتر» (برای معرفی به مرکز نخبگان نیروهای مسلح – داعا) برای شما فعال می‌شود.

آیا برابر اصل کردن مدارک به منزله تایید نهایی درخواست کارگروه بررسی طرح شهید صیاد شیرازی است؟

نه لزوما. اگر پیش از رفتن به کارگروه درخواست برابر با اصل کردن مدارک را دریافت کنید لزوما به معنای تایید نهایی نیست ولی امتیاز اولیه مطرح شدن درخواست در کارگروه برای بررسی را دارید و این خبر خوبی محسوب می‌شود.
اما اگر پس از رفتن به کارگروه پیام برابر با اصل کردن مدارک را دریافت کردید این تا حد زیادی به منزله تایید نهایی است.

در واقع دریافت پیامک برابر با اصل بعد از رفتن به کارگروه یعنی:

امتیاز اولیه شما به حدی رسیده که پرونده وارد مرحله بعدی شده است و
بنیاد برای ادامه بررسی، نیاز دارد اصل مدارک را حضوری ببیند و برابر با اصل کند اما
اما بهنر است برای اطمینان کامل تا «مرحله صحت‌سنجی مدارک» منتظر بمانید.

مدارک لازم برای برابر با اصل کردن چیست؟

در این مرحله بایستی اصل تمام مدارکی که تصویر آن‌ها را از طریق سامانه سینا ارسال نموده‌اید،
حضوراً به بنیاد استانی آخرین مقطع تحصیلی خود ارائه نمایید.

پیش از مراجعه حضوری بر روی کلید ارسال پرونده به بنیاد برای برابر اصل/ ثبت در بالای صفحه کلیک نمایید.

برای انجام مراحل «برابر با اصل» مدارک، لازم است تمام اسناد هویتی و تحصیلی که تصویر آن‌ها را در سامانه بارگذاری کرده‌اید، به‌صورت اصل همراه داشته باشید. بدیهی است که کارت ملی و شناسنامه در اولویت قرار دارند و باید نسخه‌های اصلی آن‌ها را ارائه کنید.

نامه‌ها و گواهی‌ها

اصل تمامی نامه‌ها و گواهی‌ها ـ از جمله گواهی رتبه کنکور، نامه‌های شرکت‌های دانش‌بنیان و سایر گواهی‌های مرتبط با افتخارات ـ را تهیه کرده و همراه خود داشته باشید.

مدارک تحصیلی

اگر مدارک دانشگاهی‌تان آزاد باشد، آن‌ها را همراه خود ببرید تا برای «برابر با اصل» شدن با مهر دادگستری اقدام شود.

اما اگر مدرک شما آزاد نشده، باید از دانشگاه آخرین مقطع تحصیلی‌تان، نامه معرفی به نظام وظیفه دریافت کنید.
این نامه باید شامل مشخصات کامل تحصیلی، معدل کل و سوابق مقاطع قبلی باشد.

همچنین کارشناس مربوطه ممکن است از شما بخواهد سامانه دانشگاه را باز کنید تا مدارک و وضعیت تحصیلی‌تان را مشاهده کند.

علاوه بر این، از طریق کد ملی شما، استعلام کامل از وزارت علوم نیز انجام می‌شود.

نامه معرفی به سازمان نظام وظیفه را از کدام بخش دانشگاه باید بگیرم؟

معمولاً باید به «اداره نظام وظیفه» یا «امور مشمولین» دانشگاه مراجعه کنید.

آن‌جا می‌توانید نامه معرفی به نظام وظیفه (شامل مشخصات، مقطع، معدل و وضعیت فراغت از تحصیل) را دریافت کنید که در برابر اصل کردن مدارک و مراحل بعدی کاربرد دارد.
نمونه نامه معرفی به سازمان نظام وظیفه را در شکل زیر می‌بینید.

آیا می‌توانم نامه معرفی به نظام وظیفه را الان بگیرم ولی مثلاً یک ماه بعد مدارکم را برابر اصل کنم؟

بله، معمولاً این کار امکان‌پذیر است؛ به شرطی که تاریخ و اطلاعات نامه هنوز از نظر دانشگاه و بنیاد معتبر باشد و
در بازه زمانی سه‌ماهه‌ی مدنظر بنیاد برای برابر اصل کردن مدارک قرار بگیرد.

اگر زودتر نامه را بگیرد، در روز مراجعه به بنیاد، پرونده‌ شما کامل‌تر و آماده‌تر خواهد بود.

اگر دانشگاه اصل گواهی موقت کارشناسی را برای تایید برابر با اصل ندهد، برای ارائه به نظام وظیفه چه کاری باید کرد؟

می‌توانید صفحه‌ سامانه‌ آموزش دانشگاه را برای کارشناس بنیاد ملی نخبگان باز کنید و معدل و تاریخ فراغت از تحصیل را به او نشان دهید؛ معمولاً در این صورت تأیید می‌کند.

برای برابر اصل کردن گواهی موقت دانشگاه که وزارت بهداشت دست دانشجو نمی‌دهد، چه اقدامی باید انجام داد؟ آیا استعلام وزارت علوم کافی است؟

دوستانی که فارغ‌التحصیل دانشگاه‌های علوم پزشکی هستند، معمولاً دانشگاه به آن‌ها گواهی موقت نمی‌دهد. در مرحله‌ی برابر با ‌اصل کردن مدارک هم ممکن است کارشناس با نشان‌دادن صفحه‌ی آموزش دانشگاه یا برگه‌ی معرفی به خدمت با شما همراهی نکند و بگوید که باید استعلام مدرک گرفته شود؛ فرایندی که ممکن است چند هفته کارتان را عقب بیندازد.

برای جلوگیری از این مشکل، قبل از مراجعه‌ی حضوری برای برابر ‌اصل کردن، می‌توانید از طریق سامانه‌ی زیر استعلام مدارک تحصیلی را دریافت کرده و پرینت آن را همراه داشته باشید؛ معمولاً دیگر بهانه‌ای برای رد مدارک باقی نمی‌ماند:

🔗 https://estelam.msrt.ir

همچنین این سامانه مخصوص وزارت بهداشت است؛ اگر از طریق لینک بالا نتیجه‌ای نگرفتید، از این لینک اقدام کنید. این سامانه وضعیت فراغت از تحصیل را نمایش می‌دهد:

🔗 https://medicalportal.behdasht.gov.ir/medicalportal/TG.aspx

تالیف کتاب

اگر بیشترین امتیاز شما در پرونده از تألیف کتاب باشد، ممکن است تنها همان مورد از شما مطالبه شود. در صورتی که کتاب هنوز چاپ نشده است، ارائه موارد زیر کفایت می‌کند:

• تصویر رنگی جلد پشت و رو
• شناسنامه کتاب در پایگاه کتابخانه ملی
• مجوز چاپ

مقالات علمی و همایشی

ممکن است کارشناس برخی مدارک مانند مقالات همایشی را مطالبه نکند؛ اما در صورت نیاز:

مقالات کنفرانسی باید در سیویلیکا نمایه شده باشند.

اگر مقاله هنوز آنلاین نمایه نشده، می‌توانید پرینت مقاله با سربرگ رسمی کنفرانس را ارائه دهید.

برخی کارشناسان ممکن است درخواست ایمیل پذیرش (Accept) از انجمن علمی یا گواهی پذیرش مهرشده را داشته باشند.

 در چنین حالتی باید از مجله یا کنفرانس بخواهید که پذیرش را روی سربرگ رسمی و با مهر صادر کنند.

این جزئیات بسته به کارشناس بنیاد ممکن است کمی متفاوت باشد؛ توصیه می‌شود برای موارد خاص از خود بنیاد استعلام بگیرید.

تجربه زمان‌بندی و تکمیل روند برابر با اصل کردن مدارک

در اغلب موارد کل فرآیند برابر با اصل کردن مدارک، همراه با مدت انتظار، حدود ۱۵ دقیقه زمان می‌برد و تأیید مدارک بلافاصله انجام می‌شود. برخورد کارشناسان نیز کاملا مناسب است. پس از این مرحله و در صورت تایید نهایی، گزینه ارسال کاربرگ برای شما در سامانه سینا فعال می‌شود که در صورت ارسال آن به مرکز نخبگان نیروهای مسلح (داعا)‌ برای تشکیل پرونده و آغاز رسمی پروژه جایگزین خدمت و سربازی نخبگان معرفی می‌شوید.

برای برابر اصل کردن مدارک در تهران به کدام دفتر بنیاد نخبگان باید مراجعه کنیم؟

برابر اصل نمودن مدارک در بنیاد نخبگان استان تهران در روزهای شنبه دوشنبه چهارشنبه انجام می گیرد.
در هر استانی که زندگی می‌کنید می‌توانید به دفتر استانی بنیاد در همان جا مراجعه کنید.
دفتر بنیاد نخبگان استان تهران در روزهای زوج ساعت ۸ تا ۱۲ پذیرای شما برای برابر اصل کردن مدارک است.

لوکیشن: Google Maps

دانشجویان و دانش آموختگان دانشگاه صنعتی شریف می‌توانند برای ارائه اصل مدارک خود به دفتر بنیاد نخبگان دانشگاه شریف واقع در خیابان آزادی پایین‌تر از مسجد دانشگاه شریف (به سمت میدان آزادی) پلاک ۵۰۳ تحویل دهند.

آیا می‌توان برای برابر با اصل کردن، مدارک را از طریق پست ارسال نمود؟

بله، در صورت تمایل به ارسال پستی مدارك به نکات زیر دقت فرمایید:

• اصل تمام نامه‌هایی که خطاب به بنیاد ملی نخبگان صادر شده است را باید به بنیاد ارسال کنید و
  روگرفت برابر اصل آن پذیرفته نیست.
• به جای ارسال گواهی‌هایی که به طور کلی و بدون خطاب مشخصی صادر شده است.
  می‌توانید رو گرفت برابر اصل آن‌ها را ارسال نمایید.
• روگرفت گواهی‌های پذیرش مقالات که در آن تعداد نفرات مشخص نیست را باید به تایید استاد راهنما برسانید و
  اسامی نویسندگان در آن توسط ایشان مشخص و امضا استاد با مهر گروه دانشکده تایید شود.
• برای برابر اصل کردن رو گرفت مدارک و مستندات می‌توانید به مراجع مربوطه تحت نظارت قوه قضائیه یا به دفاتر استانی بنیاد مراجعه فرمایید.
• نیازی به ارائه پرینت مقالات بین المللی و علمی پژوهشی که به صورت آنلاین نمایه شده‌اند، نیست.
• توجه فرمایید که مدارک دریافت شده عودت داده نمی‌شود.

برای مشاهده نشاني پستي دفاتر استانی بنیاد ملی نخبگان می توانید به نشانی اینترنتی http://www.bmn.ir مراجعه نمایید.

پاسخ به 10 پرسش مهم درباره مرحله برابر با اصل کردن مدارک

اگر وضعیت کارتابل «بازگشت از برابر اصل به کارگروه» باشد یعنی چه؟

این وضعیت وقتی رخ می‌دهد که قبل از رفتن به کارگروه پیامک برابر با اصل دریافت کرده باشید و این معمولاً یعنی:

مرحله برابر اصل مدارک شما انجام شده یا از نظر کارشناس مشکلی ندارد و حالا پرونده مجدداً به کارگروه ارجاع شده تا براساس امتیازات و مستندات، درباره قبولی یا رد درخواست تصمیم بگیرد.

در این وضعیت باید منتظر رأی کارگروه بمانید؛ این مرحله ربطی به کم‌و‌کاست مدارک کاغذی ندارد، بلکه مرحله علمی/امتیازی است.

بعد از «تأیید برابر اصل شدن» در سامانه، مرحله بعدی چیست؟

پس از آن‌که در سامانه وضعیت شما به‌صورت مثلاً «تأیید برابر با اصل شدن» نمایش داده شد:

اگر کارگروه قبلاً تشکیل شده و رأی مثبت داده باشد، معمولاً ظرف چند روز گزینه «ارسال کاربرگ» در سامانه سینا برای شما فعال می‌شود.
با فعال شدن «ارسال کاربرگ»، می‌توانید کاربرگ را برای مرکز نخبگان نیروهای مسلح (داعا) ارسال کنید تا
 روند تشکیل پرونده نظام وظیفه و تخصیص پروژه جایگزین خدمت شروع شود.

امتیاز تأهل چطور محاسبه شده اگر مدرک ازدواج را بررسی نکرده‌اند؟

در تسهیلات پروژه جایگزین خدمت بنیاد ملی نخبگان، برای «تأهل» امتیاز مستقلی در جداول امتیازدهی در نظر گرفته نمی‌شود؛
بنابراین حتی اگر صفحه ازدواج شناسنامه بررسی نشده باشد، امتیازی از این بابت از دست نداده‌اید و
 نگرانی بابت «چطور امتیاز تأهل تعلق گرفت/نگرفت» عملاً موضوعیت ندارد.

از چه زمانی باید برای برابر اصل کردن مدارک اقدام کنم؟ (مثلاً اگر بخواهیم اردیبهشت برای ارتش اقدام کنیم)

به‌طور معمول:

از زمانی که پیامک یا اعلام نیاز بنیاد برای برابر اصل کردن مدارک را دریافت می‌کنید،
تا حداکثر حدود ۳ ماه فرصت دارید که مراجعه حضوری را انجام دهید (طبق رویه فعلی).

اگر می‌دانید می‌خواهید مثلاً دوره اردیبهشت ارتش را بروید، بهتر است.
حدوداً ۳ هفته قبل از شروع آن دوره، مدارک‌تان برابر اصل شده باشد تا فرصت کافی برای کارگروه، صدور نامه‌ها و مراحل نظام وظیفه وجود داشته باشد.

وقتی پیامک برابر اصل آمده و مدارک را برابر اصل کرده‌ایم، چقدر احتمال دارد احراز نخبگی نشود؟

این به دو عامل اصلی بستگی دارد:

1. آموزشی بودن پرونده (آموزش‌محور / پژوهش‌محور) و مثبت بودن وضعیت آموزشی

2. میزان فاصله شما از حداقل امتیاز لازم

به‌صورت تجربی:

اگر آموزشی مثبت هستید و امتیازتان به‌خوبی بالاتر از سقف موردنیاز است، احتمال قبولی بالاست.

اگر لبِ مرز امتیاز هستید یا پرونده‌تان تحت بند «ب» با نظر کارگروه است، احتمال رد شدن هم وجود دارد.

 اعلام نیاز از یک سازمان در چه فاصله‌ای نسبت به برابر اصل کردن و ارسال کاربرگ اتفاق می‌افتد؟

روال معمول شامل:

1. برابر با اصل شدن مدارک

2. اعلام نیاز سازمان/ارگان (اگر آن سازمان شما را به عنوان نیروی مورد نیاز معرفی کند)

3. ارسال کاربرگ از طرف شما در سامانه سینا برای ارجاع به مرکز نخبگان نیروهای مسلح (داعا)

پس اعلام نیاز معمولاً بعد از برابر اصل کردن و قبل از مرحله ارسال کاربرگ قرار می‌گیرد.

اگر بعد از برابر اصل کردن مدارک، نامه اعلام نیاز از سازمان داشته باشم چه کاری باید انجام دهم؟

در این حالت:

1. مطمئن شوید مدارک در سامانه به وضعیت «تأیید برابر اصل» رسیده است.

2. سپس گزینه «ارسال کاربرگ» را در سامانه سینا بزنید تا پرونده شما به مرکز نخبگان نیروهای مسلح (داعا) ارسال شود.

3. بعد از ارسال کاربرگ، روند تشکیل پرونده در داعا و تخصیص به سازمان شروع می‌شود.

پس از تأیید کارگروه و برابر با اصل شدن مدارک، مرحله بعدی چیست؟

1. باید منتظر باشید تا در سامانه سینا، دکمه «ارسال کاربرگ» برای شما فعال شود.

2. پس از فعال شدن، کاربرگ را ارسال می‌کنید تا پرونده به مرکز نخبگان نیروهای مسلح (داعا) برود و روند پروژه جایگزین خدمت آغاز شود.

3. در این فاصله معمولاً فقط منتظر پاسخ نهایی (تأیید یا رد) هستید و اقدام دیگری لازم نیست.

در بعضی راهنماها نوشته شده:

پیش از مراجعه حضوری، بر روی کلید «ارسال پرونده به بنیاد برای برابراصل/ ثبت» در بالای صفحه کلیک نمایید.

اگر:

این دکمه را در صفحه خود نمی‌بینید
و هم‌زمان پیامک مراجعه برای برابر اصل را گرفته‌اید و
یا همین حالا به بنیاد استانی مراجعه کرده‌اید و کارشناس گفته «پرونده به کارگروه می‌رود.
در این حالت، نیازی به اقدام اضافه در سامانه نیست.

تنها در صورتی که گزینه‌ای با عنوان «برابر با اصل» یا مشابه آن فعال است، آن را بزنید؛ اگر هم اصلاً چنین گزینه‌ای ندارید ولی وضعیت سامانه نشان می‌دهد پرونده برای برابر اصل/کارگروه ارسال شده، همان کافی است.

هنوز پروژه جایگزین خدمت پیدا نکرده‌ام؛ اگر در سامانه پیام آمده که قبل از مراجعه، روی «ارسال پرونده به بنیاد برای برابراصل» کلیک کنم، آیا زدن این دکمه مشکلی ایجاد می‌کند؟

خیر؛ زدن این دکمه فقط پرونده فعلی شما را برای مرحله «برابر اصل مدارک» به بنیاد استان ارسال می‌کند و
ربطی به این‌که پروژه پیدا کرده‌اید یا نه، ندارد.
پس حتی اگر هنوز پروژه مشخص نکرده‌اید، می‌توانید و بهتر است این دکمه را بزنید تا روند برابر اصل عقب نیفتد.

پیام «بازگشت خودکار برابر با اصل » به چه معناست؟

اگر در سامانه سینا در بخش میز کار> پیگیری درخواست‌ها با پیام «بازگشت خودکار برابر با اصل » روبه‌رو شدید، یعنی مدت 3 ماهه برابر با اصل شما تمام شده و هنوز اقدام نکردید . لطفا در چنین شرایطی به سرعت به دفاتر استانی بنیاد ملی نخبگان مراجعه کنید و علت تاخیر خود را به نحوی توجیه نمایید.